DE PROMOTIE VAN UW EVENT

Om de maximale output te genereren, bieden we ondersteuning bij het combineren van email, social media, database management en andere vormen van promotie.

Creëer een Event Website

Het publiceren van een specifieke event website vestigt alle aandacht op het event zelf. Bovendien, het creëert een eerste mogelijkheid om een sterke merkbeleving te ontwikkelen da teen bijdrage levert aan de totale beleving vanuit de event deelnemer.

Promotie via emails

Email marketing is een effectieve manier om een evenement te promoten. Het kan worden toegepast om naams- of productbekendheid te genereren, contact te leggen met potentiële participanten, het versturen van emails via de event website

Zoekmachine optimalisatie

Zoekmachine optimalisatie (ook wel seo genoemd) is één van de goedkoopste manieren om meer bezoekers naar uw website te krijgen. We leveren support bij het optimaliseren van zoekresultaten zodat uw event website beter vindbaar wordt.

Grafische vormgeving voor print en digitaal

Onze grafische vormgevers zijn gespecialiseerd in het ontwikkelen van een gevisualiseerde presentatie van uw evenement. Wij leveren een effectieve combinatie van tekst, symbolen en afbeeldingen om uw event te promoten.

Data segmentation and data aankopen

Naast het promoten van uw event is ook data een kritische succesfactor. Wij leveren kennis en support bij het analyseren welke data uw reeds heeft en welke data u nodig heeft om een optimaal aantal deelnemers te bereiken.

Social Media

Wij ondersteunen u bij het toepassen van verschillende social media op een unieke wijze om het evenement te promoten.

PRE-EVENTSERVICES

We werken samen met uw team aan een plan dat uw specifieke wensen, budget en onze praktische ervaring bevat. Wij luisteren goed naar wat u wenst te bereiken.

Pre-registratie management

Wij beheren verschillende registratie portals voor betaalde en onbetaalde events. Wij verwerken de inschrijvingen en onze helpdesk helpt bij eventuele registratie vragen.

Selectie en beoordeling van de bestemming ter plaatse

Bij het selecteren van de event locatie zal ons team ter plaatse een shortlist afwerken. De evaluatie bestaat uit aanbevelingen op basis een aantal vaste criteria.

Food and beverage management

De kosten van catering kan uw event budget maken of breken. Geheel naar de wensen van onze klanten hebben wij hen door de jaren heen geholpen bij het bepalen van de juiste kwaliteit en juiste hoeveelheden, zodat er qua budget geen vervelende verrassingen zijn.

Leverancier selectie

Uw evenement moet een unieke ervaring zijn. Wij leggen uw wensen en eisen voor aan die leveranciers die voldoen aan de kwaliteit die nodig is om een optimaal resultaat te creëren.

Transport & logistiek

Waar dan ook in Europa coördineren wij de opslag en het vervoer van materialen. Daarnaast regelen wij het transfer van bezoekers van en naar de luchthaven voor vervoer naar hotels of de locatie. Tevens wordt, waar nodig, limousineservice gecoördineerd.

Goodies en giveaways

Met betrekking tot branded merchandise kunnen wij unieke producten voor u vinden en leveren we suggesties welke producten het beste passen bij welk event. Daarnaast ondersteunen wij onze klanten bij de aankoop van de artikelen, het houden van voorraad en de logistieke afhandeling van zendingen naar de event-locatie. Via een portal kunnen onze klanten de voorraad bekijken en worden de giveaways direct online besteld.

ON-SITE EVENT SERVICES

Onze ervaren event managers coördineren uw event ter plaatse om een geruisloze en succesvolle start en uitvoering te garanderen.

On-site registratie

Tijdens de start van het event leveren wij real-time rapporten over de deelnemers en kunnen wij ter plaatse badges printen ter ondersteuning van de front-desk bij de ontvangst en binnenkomst van de deelnemers.

Briefing van leveranciers

Wij treden op als een 'single-point-of-contact' naar leveranciers als de locatie, de audio-visual bedrijven, de catering, de bloemist, de fotograaf, security en alle andere event gerelateerde toeleveranciers om uw event compleet te maken.

On-site bezetting en hosting

Wij leveren betrouwbaar en representatief personeel voor elk event. Onze registratie medewerkers zijn beschikbaar om de gasten welkom te heten. We kunnen ook professionele medewerkers inschakelen om support te leveren tijdens beurzen, congressen of als coordinator tijdens incentive reizen.

Controle van zendingen

Ons team neemt de verantwoordelijk voor de tijdige zending van alle materialen naar de event-locatie. Of dit nu een congres is waar pop-up walls of pull-up banners naar toe moeten, of een beurs met stand-materiaal en giveaways, wij zorgen ervoor dat alle materialen op tijd geleverd worden om tijdig te installeren.

Beheersing van catering kosten

Tijdens het event houden wij continue de uitgaven aan catering in de gaten om te zorgen dat wat afgesproken is aan budget ook wordt nageleefd. Tevens zorgen wij voor een juiste routing als het gaat om het plaatsen van het buffet of de bar om een vlotte stroom van deelnemers te garanderen. 

Ontwerp en installatie van beursstands

Wij leveren kennis en kunde vanaf het ontwerp tot de installatie van stands op beurzen en congressen. Wij zijn gespecialiseerd in het leveren van hoge kwaliteit maatwerk en het ontwikkelen van complexe stands. Wij voeren projecten uit in heel Europa.

POST-EVENTSERVICES

Een follow-up na het event is van cruciaal belang om het effect te maximaliseren. De meeste evenementen zullen sales leads opleveren, de naamsbekendheid vergroten of de klant loyaliteit versterken. Hierbij geven wij overzicht van specifieke post-event activiteiten die wij voor u zouden kunnen implementeren.

Zet de presentaties online

Voor diegenen die niet aan het evenement konden deelnemen of om de deelnemers nog eens te herinneren aan het event, kunnen wij een samenvatting van de presentaties maken die u publiceert op uw event website, op YouTube of distribueert via andere (social) media.

Stuur 'Dank u' emails

Hou contact met de deelnemers door na het event emails te sturen. Degenen die hebben deelgenomen aan het event bedanken voor hun komst met links naar presentaties of de website. Degenen die niet zijn gekomen een email sturen met mogelijke data over de volgende events maar ook links naar de presentaties en images.

Deelnemersonderzoek

Het uitvoeren van een deelnemersonderzoek is van groot belang na het event. Door het meten van de tevredenheid en het verwerken van belangrijke feedback, kunt u deze informatie toepassen om toekomstige events eventueel te verbeteren in de uitvoering.

Publiceer een contact lijst

Door informatie over de sponsors, de sprekers en deelnemers aan het event te publiceren via social media of uw website biedt u een platform waarbij men na het event in contact kan komen met elkaar.

Opvolgen van sales leads

Het direct na het event opvolgen van potentiële sales leads is van cruciaal belang om maximaal resultaat te behalen. Praktijk toont aan dat te lang wachten met het opvolgen, de interesse snel verdwijnt. Wij leveren support door het telefonisch opvolgen van leads of door het sturen van emails om direct na het event de kwaliteit van de data te bepalen en eventueel afspraken te maken voor het sales team of partners.

Distribueer de beelden

Foto's of ander materiaal dat uw evenement in beeld brengt zou u zoveel mogelijk moeten delen op social media. Het is zeer effectief als u de mogelijkheid heeft om deelnemers te ‘taggen’. Dat gaat zeker op voor de sprekers maar ook de bezoekers aan het event.